Klokkenluidersregeling

Klokkenluidersregeling Meerlanden

Artikel 1:Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

adviseur: de adviseur is ieder natuurlijk persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie uit hoofde van diens beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het gemelde;

afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a tweede lid Wbk;

afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid Wbk;

bedrijfsgeheim: bedrijfsgeheim als bedoeld in artikel 1 van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen;

bestuurder: degene(n) die is (zijn) benoemd als (lid van) het statutaire bestuur van Meerlanden;

betrokken derde:

a.een derde die verbonden is met een melder en die kan worden benadeeld door de werkgever van de melder of een persoon of organisatie waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is, of

b.een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is;

bevoegde autoriteit:
-de Autoriteit Consument en Markt (ACM);
-de Autoriteit Financiële Markten (AFM);
-de Autoriteit Persoonsgegevens (AP);
-De Nederlandsche Bank N.V. (DNB);
-het Huis voor Klokkenluiders;
-de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA);-
- de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS),
- bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en bestuursorganen.

Huis: Huis voor Klokkenluiders als bedoeld in artikel 3 Wbk;

melder: een natuurlijk persoon die in de context van diens werkgerelateerde activiteiten een (vermoeden van) een misstand meldt of openbaar maakt;

melding: melding van een vermoeden van een misstand;

meldkanaal: de weg waarlangs en bij welke functionaris of instantie de melder een melding van een vermoeden van een misstand kan doen;

Meerlanden: Meerlanden Holding N.V. en/of een vennootschap waarin Meerlanden Holding N.V. (in)direct een 100% deelneming heeft;

misstand:

een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of

een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:

een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel

een gevaar voor:

de volksgezondheid;

de veiligheid van personen;

voor de aantasting van het milieu; of;

voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is;

opvolging: optreden van een werkgever of van een bevoegde autoriteit om de juistheid van de gedane beweringen van de melder na te gaan en zo nodig en voor zover bevoegd nader onderzoek te doen of maatregelen te treffen;

Raad van Commissarissen: degenen die zijn benoemd als lid van de Raad van Commissarissen van Meerlanden;

richtlijn: Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 (PbEU 2019, L 305);

schending van het Unierecht (het recht van de Europese Unie): handeling of nalatigheid die

onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of;

het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen; voorbeelden van schendingen van het Europese Unierecht kunnen zijn het zich niet houden aan bepaalde Europese richtlijnen of verordeningen op het gebied van:

de vrijheid van personenverkeer en dienstverlening, waaronder discriminatie op grond van nationaliteit;
de vrijheid van goederenverkeer en regels ter bescherming van consumenten productveiligheid, productconformiteit en milieu;
de interne marktregels, waaronder regels over mededinging en staatssteun;
de mensenrechten en de rechtsstaat, waaronder bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
naleving van het Europese Unierecht door nationale overheden, waaronder ontbrekende implementatie van Europese richtlijnen en verordeningen.

vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin de melder werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;

vertrouwenspersoon: diegene die door de bestuurder is aangewezen om als zodanig voor Meerlanden te fungeren en van wie intern bekend is gemaakt dat hij of zij als zodanig fungeert; dit kan een interne en/of externe vertrouwenspersoon zijn;

werkgerelateerde context: toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling als genoemd in artikel 8 lid 2 indien zij dergelijke informatie zouden melden;

werkgever: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten;

werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of dan wel degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen vergoeding arbeid verricht ten behoeve van werkgever;

WKB: Wet bescherming klokkenluiders.

Artikel 2:Informatie, advies en ondersteuning voor de melder

De melder kan de vertrouwenspersoon raadplegen over een vermoeden van een misstand en zich desgewenst door deze persoon laten vertegenwoordigen.

Ter zake het vermoeden van een misstand kan de melder de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Ter zake het vermoeden van een misstand kan de melder de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

De vertrouwenspersoon kan alleen als zodanig opereren als de vertrouwenspersoon niet betrokken is bij de feiten of omstandigheden die in de melding worden beschreven.

De melder kan zich in afwijking van lid 1 t/m 4 door een natuurlijke persoon of rechtspersoon vertrouwelijk laten adviseren in het meldingsproces in een werkgerelateerde context, waarvan diens advisering vertrouwelijk is.

Artikel 3:Melding

Een melder kan een melding van een vermoeden van een misstand doen door a) intern te melden bij de bestuurder volgens de in deze regeling beschreven interne procedure, of b) extern te melden bij de daartoe bevoegde autoriteit.

de melding van een vermoeden van een misstand het functioneren en/of het handelen van de bestuurder betreft, vindt deze plaats aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen.

De melder kan het vermoeden van een misstand ook intern melden via de vertrouwenspersoon. Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand doet via de vertrouwenspersoon, stuurt de vertrouwenspersoon de melding, in overleg met de melder en op de wijze zoals met de melder is overeengekomen, door naar de bestuurder of in het geval dat artikel 3 lid 2 van toepassing is de voorzitter van de Raad van Commissarissen, met vermelding van de ontvangstdatum.

De melder kan ervoor kiezen deze melding anoniem te doen of niet.

Een melder kan op de volgende wijzen een melding doen: a) schriftelijk, b) mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, of c) op diens verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie. Een anonieme melding kan schriftelijk, mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen of via de vertrouwenspersoon gedaan worden.

Artikel 4: Vastlegging van een interne melding

De melder doet de melding op een van de manieren als genoemd in artikel 3 lid 5 bij de bestuurder[1] of de vertrouwenspersoon, en in geval van artikel 3 lid 2 van toepassing is, de voorzitter van de Raad van Commissarissen.

Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand (deels) mondeling doet bij de bestuurder, en in het geval dat artikel 3 lid 2 van toepassing is, de voorzitter van de Raad van Commissarissen, draagt deze, in overleg met de melder, zorg voor of a) een schriftelijke vaststelling hiervan en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder of b) het maken van een opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm, waarbij voorafgaande instemming van de melder is gevraagd.

De melder ontvangt van de schriftelijke vastlegging een afschrift.

De bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Commissarissen stuurt binnen zeven dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.

Indien de melder de melding van een misstand (deels) mondeling doet, draagt de bestuurder of de vertrouwenspersoon, en in geval van artikel 3 lid 2 van toepassing is, de voorzitter van de Raad van Commissarissen, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan en legt deze vastlegging ter controle, correctie en ondertekening voor akkoord voor aan de melder.

De melding zal worden geregistreerd in een daarvoor ingericht register. Bij een mondelinge melding is toestemming van de melder voor de registratie nodig. De gegevens van de melding in het register zullen worden worden vernietigd als zij niet langer noodzakelijk zijn.

Artikel 5: Vertrouwelijkheid melding en identiteit van de melder (en van degene aan wie de misstand wordt toegeschreven)

De bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Commissarissen en/of de vertrouwenspersoon draagt/dragen er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor degenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

Eenieder die betrokken is bij een melding of het onderzoek naar een vermoeden van een misstand, maakt de identiteit van de melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder kan worden achterhaald niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder. Daarnaast is iedereen die daarbij beschikking krijgt over gegevens waarvan die persoon het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, verplicht tot geheimhouding van de gegevens behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit diens taak bij de uitvoering van de wet de noodzaak tot mededeling voortvloeit. In dat geval zal de melder in beginsel hiervan vooraf in kennis worden gesteld met een schriftelijke toelichting van de redenen voor de bekendmaking, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

Onder gegevens met een vertrouwelijk karakter worden in ieder geval begrepen: a) gegevens over de identiteit van een melder en van degene aan wie de misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht en informatie die daartoe herleidbaar is, en b) informatie over bedrijfsgeheim.

Indien het vermoeden van een misstand is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven diens identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.

Voor degene die onderwerp is van de melding geldt het volgende:

er wordt vertrouwelijk met diens gegevens en identiteit omgegaan;
de persoon wordt van het onderzoek op de hoogte gesteld en gehoord tijdens het onderzoek;
de persoon krijgt inzage in het gespreksverslag en heeft de mogelijkheid om hierop commentaar te geven;
de persoon wordt geïnformeerd over de uitkomst van het onderzoek en krijgt de mogelijkheid hierop eventueel te reageren.

Artikel 6: Standpunt

Nadat de melding intern is gedaan, verricht de bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Commissarissen een zorgvuldig onderzoek naar het gemelde vermoeden van een misstand. Tijdens het onderzoek zal de bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Commissarissen de melder en degene aan wie de misstand wordt toegeschreven, horen.

Indien de melder de melding bij de vertrouwenspersoon heeft gedaan en de melder diens identiteit niet bekend wil maken, dan kan de bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Commissarissen zijn vragen schriftelijk aan de melder stellen via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon zal de vragen doorgeleiden aan de melder die de vragen schriftelijk en anoniem kan beantwoorden. Vervolgens zal de vertrouwenspersoon de antwoorden op de vragen anoniem doorgeleiden aan de bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Commissarissen.

Binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging krijgt de melder van de bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Commissarissen of de vertrouwenspersoon schriftelijk nadere informatie over de beoordeling en voor zover van toepassing, de opvolging van de melding. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen zoals privacyregelgeving.

De bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Commissarissen zal in een gesprek met de melder dan wel de vertrouwenspersoon het inhoudelijke standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand toelichten en de melder in staat stellen hierop te reageren.

Artikel 7:Externe melding

Naast intern melden kan de melder een redelijk vermoeden van een misstand ook extern melden bij een daartoe bevoegde autoriteit.

2.Ondanks de mogelijkheid tot het rechtstreeks doen van een externe melding, verdient het eerst doen van een interne melding de voorkeur. Niettemin is het aan de melder om te kiezen of hij eerst intern of rechtstreeks extern meldt.

3.Bij het genoemde onder lid 1 geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand plaats dient te vinden aan die autoriteit die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt.

Artikel 8: Rechtsbescherming melder (benadelingsverbod)

De melder van een vermoeden van een misstand wordt tijdens en na de melding van een vermoeden van een misstand voor elke vorm van benadeling beschermd, onder de voorwaarde dat de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is.

Vormen van benadeling, indien en voor zover deze verband houden met de melding van een redelijk vermoeden van een misstand die in ieder geval onder de in lid 1 bedoelde rechtsbescherming vallen, zijn onder andere besluiten gericht op het:

ontslag of schorsing, anders dan op eigen verzoek;
een boete als bedoeld in artikel 650 van Boek 7 BW;
demotie;
het onthouden van bevordering;
een negatieve beoordeling;
een schriftelijke berisping;
overplaatsing naar een andere vestiging, anders dan op eigen verzoek;
discriminatie;
intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
smaad of laster;
voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten en;
intrekking van een vergunning;

Onder benadeling wordt tevens verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling.

Het benadelingsverbod als genoemd in lid 1 is van overeenkomstige toepassing op degene die een melder bijstaat, een betrokken derde en een onafhankelijke functionaris waar het vermoeden van een misstand wordt gemeld.

Bij benadeling van een melder tijdens en na de behandeling van een melding bij de werkgever, een bevoegde autoriteit of een bestuursorgaan, dienst of andere bevoegde instantie, dan wel na openbaarmaking van een vermoeden van een misstand, wordt vermoed dat de benadeling het gevolg is van de melding dan wel de openbaarmaking.

Artikel 9 Slotbepalingen

De ondernemingsraad van Meerlanden heeft zijn instemming gegeven op deze regeling, waarna deze in werking is getreden op 14 november 2023.

Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt en is te vinden op:
www.meerlanden.nl /over-meerlanden/corporate-governance

[1]Ter overweging: in de huidige Klokkenluidersregeling kan de melder het vermoeden van een misstand melden bij iedere leidinggevende die binnen Meerlanden hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan de melder ook als functionaris aan te wijzen waar kan worden gemeld.